Rozporządzenie AML zawiera 90 artykułów (plus 6 załączników), z których niemal połowa określa jakieś obowiązki dla podmiotów zobowiązanych. W sumie tych obowiązków, o różnym stopniu trudności i zakresie jest w rozporządzeniu około setki. Do tego doliczyć należy obowiązki wynikające z RTS. W omawianym w tym wpisie art. 13 jest ich trzy (obowiązek oceny pracowników, obowiązek zgłaszania potencjalnego konfliktu interesów oraz obowiązek wdrożenia procedury zapobiegania konfliktom interesów.

Poniżej przedstawiam pierwszy etap wdrażania przepisów Rozporządzenia AML w danej organizacji na przykładzie obowiązku oceny kompetencji oraz reputacji pracowników i innych osób uczestniczących w zapewnianiu przestrzegania przez podmiot zobowiązany przepisów AML (art. 13 ust. 1).

Treść wdrażanego przepisu:

Artykuł 13. Rzetelność pracowników

1. Każdy pracownik lub osoba o porównywalnym statusie, w tym przedstawiciele i dystrybutorzy, bezpośrednio uczestniczący w zapewnianiu przestrzegania przez podmiot zobowiązany niniejszego rozporządzenia, rozporządzenia (UE) 2023/1113 oraz wszelkich aktów administracyjnych wydanych przez dowolny podmiot sprawujący nadzór poddaje się ocenie, która jest współmierna do ryzyk powiązanych z wykonywanymi zadaniami i której treść jest zatwierdzona przez pracownika ds. zapewniania zgodności z odpowiednimi przepisami, a która dotyczy:

a) indywidualnych umiejętności, wiedzy i wiedzy specjalistycznej niezbędnych do skutecznego pełnienia ich funkcji;

b) dobrej opinii, uczciwości i etyczności.

Ocenę, o której mowa w akapicie pierwszym, przeprowadza się przed podjęciem działalności przez pracownika lub osobę o porównywalnym statusie, w tym przedstawicieli i dystrybutorów, i jest ona regularnie powtarzana. Częstotliwość kolejnych ocen określa się na podstawie zadań powierzonych danej osobie oraz ryzyk powiązanych z pełnioną przez nią funkcją.

Kwestie wymagające ustalenia:

• co to znaczy „bezpośrednio uczestniczący” (czym się różni uczestnictwo "bezpośrednie" od "pośredniego");
• czy ocenie rzetelności podlegać powinien także członek zarządu i rady nadzorczej;
• czy ocenie rzetelności podlegać powinna osoba pełniąca funkcję zewnętrznego audytu;
• jaki miernik będzie prawidłowo określał "współmierność" oceny rzetelności do ryzyk;
• jakie kategorie stanowisk/funkcji mieszczą się  pierwszej, drugiej oraz trzeciej linii obrony;
• kto będzie odpowiedzialny za identyfikację ryzyk powiązanych z wykonywanymi zadaniami w obszarze AML (w każdej linii obrony);
• w jaki sposób różnicować (jak głęboko badać) ocenę rzetelności w zależności od poziomu zidentyfikowanego ryzyka;
• czy należy rozróżniać i odrębnie badać indywidualne umiejętności, wiedzę i wiedzę specjalistyczną, czy też traktować to jako ogólny zbiór wymagań w zakresie znajomości procedur i ryzyk związanych z AML;
• jak określić poziom, który można uznać za „niezbędny do skutecznego pełnienia funkcji”;
• w jaki konkretnie sposób należy badać indywidualne umiejętności, wiedzę i wiedzę specjalistyczną kandydata do pracy oraz aktualnego pracownika;
• czy należy rozróżniać i odrębnie badać posiadanie dobrej opinii, uczciwości i etyczności, czy też traktować to jako opisowy ogólny zbiór wymagań w zakresie szeroko rozumianej „dobrej opinii”;
• w jaki sposób weryfikować posiadanie dobrej opinii, uczciwości i etyczności;
• czy przepis ten jest wystarczającą podstawą do badania oraz uzyskiwania zaświadczenia o niekaralności (dane szczególnej kategorii);
• jak często należy powtarzać ocenę rzetelności i w jaki sposób uzasadnić prawidłowość przyjętego cyklu oceny;
• czy procedura oceny rzetelności pracowników będzie elementem procedur wewnętrznych AML czy też stanowić będzie odrębną procedurę;
• kto będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie oceny rzetelności w odniesieniu do poszczególnych kategorii pracowników;
• w jaki sposób będzie udokumentowane przeprowadzenie oceny rzetelności;
• kto przeprowadzi ocenę rzetelności członka zarządu oraz rady nadzorczej;
• w jaki sposób i na jakim etapie zapewnić obecność IOD/zespołu ds. ochrony danych osobowych w projektowaniu procedur oceny rzetelności pracowników;
• w jaki sposób i na jakim etapie zapewnić obecność organizacji związkowej w projektowaniu procedur oceny rzetelności pracowników;
• w jaki sposób komunikować pracownikom i innym osobom obowiązek poddania się ocenie rzetelności;
• jak zorganizowany będzie system kontroli realizacji tego obowiązku (kto będzie odpowiedzialny za kontrolę, jak często będzie realizowana, jak będzie dokumentowana, komu raportowana i w jaki sposób);
• co robić w sytuacji, gdy oceniany pracownik nie spełnia wymogów określonych w ocenie rzetelności.

Dopiero po wyjaśnieniu tych kwestii można przejść do etapu właściwego, czyli sporządzenia dokumentacji, przypisywania odpowiedzialności, zmiany zakresów czynności, innych procedur na które wpływa ww. procedura (np. dotyczących rekrutacji czy ocen okresowych), określenia formy wdrożenia (zarządzenie/uchwała/polecenie służbowe, etc.).